Des outils collaboratifs

Découvrez quelques bonnes pratiques d’Helloasso pour collaborer à distance !!

Pour plus d’infos et/ou une formation sur des outils collaboratifs contactez moi :
Salomé Guérin, Chargée de communication à la Ligue 72
0243392713
fal72communication@laligue.org

En cette période délicate liée au Coronavirus (ou Covid-19), un grand nombre d’entre nous se voit obligé de mener des projets de nos domiciles. Ce changement d’habitude nous pousse à nous demander comment collaborer ensemble lorsque l’on est à distance. Lorsque certaines entreprises proposent du télétravail depuis plusieurs années, d’autres structures, comme les associations, ne songent pas automatiquement à cette manière de procéder. 

1 / Comment s’organiser ?

La toute première étape lorsque l’on s’apprête à entreprendre des projets à distance est celle de l’organisation ! Pour être efficace, il faut que l’ensemble de l’équipe soit à l’aise dans cette nouvelle manière de collaborer et pour cela, il est nécessaire de répondre à toutes les questions que les membres pourraient se poser en terme d’organisation.

Une bonne répartition permet une bonne collaboration !

Tout d’abord, commencez par répartir :

  • Les sujets : l’ensemble de l’équipe doit être au clair sur les sujets traités et à traiter, sur l’état d’avancement des projets collaboratifs et sur les étapes à amorcer ou à suivre. Les sujets peuvent être le suivi des adhésions, le lancement d’une campagne de dons ou encore le planning des formations à réviser.
  • Les missions et les tâches : chacun des membres doit connaître les actions qu’il a à mener et ce qu’il doit effectuer pour faire avancer les sujets sur lesquels il est mobilisé. Ces missions peuvent être de rappeler un adhérent qui avait des questions sur les prochains événements, d’informer une association voisine sur les actions en cours, de faire un point avec un partenaire,…
  • Les personnes responsables : pour chaque sujet, une personne doit être désignée comme celle centralisant les informations qui y sont liées. Cette personne doit savoir où en sont les actions menées, qui les effectue, quels sont les points de blocages,… Elle doit également être en capacité d’informer l’ensemble des collaborateurs de l’état d’avancement de son sujet. Ces personnes peuvent faire partie du bureau ou être des bénévoles assidus.
  • Les personnes-ressources : ces personnes sont celles qui ont des informations pouvant aider à faire avancer le sujet. Elles peuvent être internes ou externes à l’équipe. Si elles sont extérieures à la structure, leur contact doit être communiqué aux personnes pouvant en avoir besoin. Ces personnes peuvent être des membres du bureau, des bénévoles, des adhérents mais aussi des acteurs de l’accompagnement associatif par exemple. 

2 / Utiliser des outils adaptés

Pour faciliter la collaboration à distance, rien de vaut les outils numériques ! Il en existe une multitude avec différents objectifs.

Avant de vous lancer dans leur utilisation, la première chose à faire est d’évaluer vos besoins. Selon vos habitudes et ceux des membres du bureau ou des bénévoles, le nombre de personnes qui utilisera l’outil, la fréquence et l’objectif de l’utilisation,… Vous choisirez peut-être un autre outil de travail que celui auquel vous auriez pensé au premier abord !
Beaucoup d’outils numériques existent et on peut les catégoriser selon leur fonction. Vous pouvez utiliser :

Des outils de partage de fichier et espace de travail collaboratif

  • Rédiger des documents à plusieurs : pour gagner en efficacité, impliquer différentes personnes et ne plus avoir des versions différentes d’un même document 
  • Exemple d’outils collaboratifs : Framapad, Google Docs,…

Des outils de visioconférence

  • Se réunir à distance : pour être certain que tout le monde soit disponible au moment de l’échange et pour favoriser l’implication de chacun 
  • Exemples d’outils pour échanger à distance : Framatalk, Doodle, Skype, Hangouts…

Des outils d’aide à la prise de décision à plusieurs

  • Pour impliquer différentes personnes sur un sujet commun, pallier la distance physique, susciter l’intelligence collective et permettre aux membres de l’équipe d’échanger et s’exprimer entre eux 
  • Exemples d’outils pour travailler en équipe : Framavox, Democracyos,…

Des outils de planification

  • Coordonner différents agendas : pour un accès fluide des informations, centraliser les événements et connaître les disponibilités de chacun 
  • Exemples d’outils de calendrier coopératif : Framagenda, Google Agenda,…

Des outils de gestion de projet

  • Gérer des tâches : pour répartir des tâches efficacement, avoir une vision globale des projets en cours, assurer un suivi précis des projets et avoir une base documentée des actions prévues 
  • Exemples d’outils de gestion : Asana, Framaboard, Trello,…

Des outils de messagerie instantanée

  • Transmettre des informations efficacement : pour favoriser l’engagement de chacun, gérer des discussions quotidiennes mais aussi pour pallier la multitude d’emails reçus et envoyés 
  • Exemples d’outils de communication : Framateam, Slack, Whatsapp,…

Des outils de partage de fichiers 

  • Stocker et accéder aux documents : pour faire circuler l’information, gérer les documents, éviter de les perdre (!), garder une trace des projets passés et assurer une bonne passation lorsque les sujets sont attribués à une autre personne 
  • Exemples d’espaces collaboratifs numériques : Nextcloud, Google Drive,…

Il est important de noter qu’il n’y a pas de “meilleurs outils”, mais plutôt des outils qui correspondront davantage à vos besoins que d’autres.

3 / Ne pas oublier de communiquer !

Être à distance ne veut pas dire être seul ! Vous faites partie d’une équipe et il faut que vous le ressentiez. Pourquoi ? Tout simplement parce que vous n’en serez que plus efficace dans vos missions (et puis aussi parce que c’est toujours plus agréable que de parler à son chat ou à sa cafetière).

L’absence de moment pour se voir, entre membres du bureau, avec les bénévoles ou avec vos adhérents, peut sembler être un nouveau frein pour mener à bien vos projets associatifs. Mais même si des séances d’entraînement sont annulées, des formations sont reportées ou des réunions sont décalées, rien de vous empêche de communiquer ! C’est même une des clés pour réussir à faire perdurer la dynamique de l’association en cette période complexe.

Il y a plusieurs moyens de communiquer et chacun d’entre eu peut être réservé à différents objectifs : échanger et réfléchir ensemble sur un sujet, établir un point d’avancement sur les tâches à accomplir, mais aussi se rassurer et partager des articles inspirants, discuter de la pluie et du beau temps,…

Lorsque vous êtes à distance, vous ne pouvez pas aller voir un adhérent à la fin d’un cours, prévoir un évènement sur le pouce à la sortie d’un atelier ou échanger au moment de la 3ème mi-temps, alors n’hésitez pas à organiser des points réguliers dédiés à ces échanges. Ils doivent vous permettre de parler de votre gestion des adhérents, de vos recherches de financements, de vos projets en cours, des points bloquants mais aussi de vous et de ce que vous pensez vis-à-vis d’une situation ou un projet.

Ces points vont fluidifier votre communication et votre collaboration !

Une bonne collaboration à distance permettra… 

  • L’implication de tous les acteurs dans les projets de la structure
  • Un effacement de la distance entre les acteurs et leur structure, entre les bénévoles et leur association
  • L’organisation et la gestion des projets à plusieurs et à distance
  • La garantie d’une gouvernance horizontale en faisant bien circuler l’information
  • La valorisation de l’intelligence collective
  • L’émergence de nouvelles idées pour redynamiser l’association